RÉCEPTIONNISTE ET ADMINISTRATEUR DE BUREAU. DÉVELOPPEUR IMMOBILIER. MONTRÉAL.

En affaires depuis 60 ans. Réputation bâtie sur du solide. Projets d'envergure!

DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE


La réputation de cette entreprise est bâtie sur le design primé, les aménagements bien pensés, les commodités de pointe et la qualité irréprochable des projets. Elle s'appuie également sur les recommandations de milliers de famille comblées qui ont fait de nos condos leur chez-soi



ROLES ET RESPONSABILITÉS

  • Agir en tant qu'administrateur de bureau et gérer toutes les fonctions de gestion de bureau;

  • Gérer la zone de réception et gérer le système de messagerie vocale;

  • Redémarrez la boîte vocale si nécessaire;

  • Gérer la boîte vocale pendant les vacances (modifier les dates de début et de fin des vacances);

  • Veiller à ce que la zone de réception soit propre et organisée et qu'elle soit maintenue en tout temps;

  • Commander des fournitures (meubles, eau, café, papier, etc.);

  • S'assurer que la table de construction est propre quotidiennement;

  • Coordonner les réservations, les rendez-vous et les réunions des salles de conférence;

  • S'assurer que toutes les salles sont propres après les réunions;

  • Mettre en place des téléphones pour les nouveaux employés;

  • Envoyer des instructions téléphoniques aux nouveaux employés;

  • Mettre à jour la liste téléphonique des employés;

  • Mettre à jour la liste d'inventaire informatique des employés;

  • Commander de nouveaux meubles et coordonner;

  • Préparez des cadeaux de bienvenue pour les nouveaux employés et assurez-vous que l'inventaire est disponible;

  • Accueillir courtoisement les visiteurs à la réception;

  • Servir les clients en personne et au téléphone et représenter l'entreprise selon les plus hauts standards de service à la clientèle;

  • Gérer et transférer les appels téléphoniques;

  • Gérer le courrier et effectuer des tâches administratives;

  • Tenir les dossiers des clients à jour et bien classés;

  • Maintenir l'ordre préétabli d'un dossier client standard (et s'assurer de l'exhaustivité de tous les documents requis);

  • S'assurer de l'exhaustivité de tous les documents requis à partir des fichiers fournisseurs (factures / contrats);

  • Photocopies: Conservez des copies des contrats (ex: Maîtres Bâtisseurs), assurez-vous d'avoir toujours la dernière version au dossier, y compris une copie de tous les documents connexes);

  • Dépôts: scannez les dépôts quotidiennement pour la banque TD;

  • Tenir à jour les tableaux MLS - location de parking:

  • Bâtiment / # de stationnement / locataire / $ / période de location (début / fin) / option de renouvellement

  • Aider le département de développement avec les tâches administratives (si nécessaire);

  • Toutes autres tâches assignées par votre supérieur.


QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

  • DEP / DEC en administration ou secrétariat ou équivalent;

  • Une expérience minimale de trois (3) ans dans un poste similaire;

  • Maîtrise de MS Office (Word, Excel);

  • Excellentes compétences en service à la clientèle;

  • Solides compétences organisationnelles;

  • Capacité à bien travailler avec les autres dans des situations de délais et à réagir aux changements de priorités;

  • Autonome et avec l'initiative développée;

  • Dynamique, souriant, discret et ponctuel;

  • Grande adaptabilité et flexibilité;

  • Bonnes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français;

  • Parler le mandarin est un atout.


AVANTAGES

  • Salaire compétitif;

  • 4 semaines de vacances de la construction;

  • Avantages sociaux;

  • Ambiance de travail dynamique;

  • 50% d'abonnement au gym ou de remboursement d'activité.


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