CHEF.FE ADMINISTRATIF.VE. ENTREPRISE SPÉCIALISÉE EN EXCAVATION. RIVE-SUD.

Entreprise en pleine croissance. Projets d'envergure!


Notre client

Notre client est un entrepreneur spécialisé en excavation situé à Longueuil en pleine croissance. Ils réalisent plusieurs projets majeurs dans le grand Montréal. La croissance a été très rapide et le Président recherche son bras doit administratif afin de s'assurer que tout roule sur des roulettes.


Profil recherché

Nous recherchons quelqu'un ayant au moins 5 ans d'expérience comme adjoint.e administratif.ve. Le Président est présentement débordé dû à la forte croissance de son entreprise. Il a besoin de quelqu'un d'autonome afin de gérer toute la partie administrative de l'entreprise.


Tâches

  • Répondre et diriger les appels téléphoniques

  • Organiser et planifier les rendez-vous

  • Planifier des réunions et prendre des minutes détaillées

  • Gérer les listes de contacts

  • Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et des formulaires

  • Aider à la préparation de rapports réguliers

  • Développer et maintenir un système de classement

  • Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau

  • Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs

  • Gérer les listes de contacts

  • Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses

  • Agir en tant que point de contact pour les clients internes et externes

  • Fournir des informations en répondant aux questions et demandes

  • Prendre la dictée

  • Rechercher et créer des présentations

  • Générer des rapports

  • Gérer plusieurs projets

  • Préparer et surveiller les factures

  • Assurer le fonctionnement de l'équipement en remplissant les exigences d'entretien préventif; appeler pour des réparations; tenir à jour les inventaires d'équipement; évaluer de nouveaux équipements et techniques

  • Maintenir l'inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d'inventaire; anticiper les fournitures nécessaires; placer et accélérer les commandes de fournitures; vérification de la réception des fournitures

  • Maintenir les connaissances professionnelles et techniques en participant à des ateliers éducatifs; examiner les publications professionnelles; établir des réseaux personnels; participer à des sociétés professionnelles

  • Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des résultats connexes au besoin

  • Écrire des lettres et des courriels au nom d'autres employés de bureau

  • Réservez des conférences téléphoniques, des chambres, des taxis, des coursiers, des hôtels, etc.

  • Couvrir la réception

  • Maintenir les systèmes de classement informatiques et manuels

  • Gérer les informations sensibles de manière confidentielle

  • Prenez des minutes précises des réunions

  • Coordonner les procédures de bureau

  • Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne

  • Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces

  • Résoudre les problèmes administratifs

  • Recevoir, trier et distribuer le courrier

  • Répondez aux appels téléphoniques et transmettez-les

  • Gérer les rendez-vous du personnel

  • Maintenir à jour les registres des congés des employés

  • Maintenir à jour les registres des heures des employés

  • Coordonner les réparations de l'équipement de bureau

  • Accueillir et aider les visiteurs au bureau

  • Photocopier et imprimer des documents au nom d'autres collègues


Compétences exigées

  • Expérience confirmée en tant qu'adjointe administrative, assistante virtuele ou assistante administrative de bureau

  • Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau

  • Connaissance pratique de l'équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs

  • Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier)

  • Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail

  • Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes

  • Excellentes compétences de communication écrite et verbale

  • Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche

  • Diplôme d'études secondaires; une qualification supplémentaire en tant qu'assistant administratif ou secrétaire sera un atout


Habiletés demandées

  • Compétences de reporting

  • Compétences en rédaction administrative

  • Compétences Microsoft Office

  • Une analyse

  • Professionnalisme

  • Résolution de problème

  • Gestion des achats

  • Contrôle de l'inventaire

  • Communication verbale

  • Procédures d'administration de bureau

  • Attention au détail

  • Précision

  • Multitâche

  • Compétences téléphoniques

  • Travail en équipe

  • Discrétion et jugement

  • La patience

Salaire entre 50 000$ et 70 000$/année.


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